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随着经济的增长和社会的进步,过期档案的保密性和安全性也越来越受到企业和单位的重视,各种保密载体的处理也越来越受到重视。如何合理销毁档案已成为人们关注的问题。
一、销毁文件档案的方式:
1.?物理粉碎:材料通过碎纸机或类似装置破碎成条状或颗粒。
2.?电子消磁:用强磁铁永久消除磁介质数据。
3、物理破碎:机械破坏,不断切割成越来越小的物品,直到无法识别和混合废物。
4、纸浆再生;将废纸再熔成纸浆,再造新纸。
5、无害化焚烧,安全性和保密性较高。
二、文件档案销毁流程:
1.?准备销毁的档案必须在批准前单独系统保存,以便在批准时进行备查。
2.?批准后,待销毁的档案必须送到合格的造纸厂进行纸浆或焚烧。
3.?销毁档案时须有两人以上进行监销,?直至档案确已销毁后,监销人须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁的日期,并签字以示负责。?
4.?文件销毁后,应在相关目录上注销,并在各种统计台账上注明。
5.文件销毁后,出具销毁报告,提供视频照片。
三、文件销毁注意事项:
1.?按照档案保管期限表规定的标准,认真执行档案销毁原则,坚持档案销毁标准。
2.?档案销毁前,需要通过档案销毁鉴定领导小组对准备销毁的档案进行销毁清单,仔细核对档案,确认后方可销毁,并在销毁清单上签字或盖章。
由于大多数企业的保密意识薄弱,企业积累的纸质文件被简单地处理,出售到垃圾收购站,甚至直接扔进垃圾堆。收集和处理废纸质文件可以了解企业的许多重要甚至秘密信息。纸质文件包含企业的商业秘密,需要安全销毁。因此,需要进行专业处理,消除企业积累的许多纸质文件的泄安全风险,确保商业秘密的安全。
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