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    企业涉密档案要怎么做日常保密工作

    发布时间:2022-01-24 浏览次数:432

    企业涉密档案要怎么做日常保密工作

    企业涉密档案是企业的核心秘密,记录着企业的经营活动和决策问题的全过程,是企业的无形资产,关系到企业未来的兴衰与成败,因此,我们在做好企业档案管理工作的同时也要重视保密工作。今天我们就对企业涉密档案的保密工作提出一些措施。


    一、档案库房管理是涉密档案保管工作的重要前提

    首先要加强库房的硬件设施管理,库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,档案库的库房门必须是专用的防盗保险门,窗户应专门加固,库房内外都要安装防盗监视器,以防 ** 。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。库房内的消防设施要完备并定期由专业人员进行检查,并配有除湿机等设备,以防档案受潮;档案库房钥匙应*专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内,从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业涉密档案的安全。

    二、严格履行密级文件归档程序

    机要部门应定期对密级文件进行整理、清退、移交档案室归档,机要人员与档案管理人员双方要清点核对,并履行签字手续;档案管理人员必须按档案管理要求和保密规定分类整理、立卷归档。

    三、加强涉密档案的借阅管理

    借阅文件必须按审批借阅范围履行借阅登记手续,包括查阅人和查阅的基本内容等信息。借阅涉密文件经审批流程后,应在档案室*位置完成查阅,由工作人员在场监督。归还时应清点好数量和类别,仔细检查,如发现泄密和遗失等情况应立即采取措施进行补救。涉密文档应与普通文档分开,涉密文档应存于保密柜中,以确保文档的安全性和保密性。需要销毁的文件应由单位的保密机构统一办理,销毁普通文档与涉密文档必须履行清点、登记、审批手续,建立销毁清册备查。除此之外,为防止文档丢失和泄密,还应建立完整的应急防范系统。

    四、明确管理人员职责,提高其素质

    企业涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点,为此,他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。企业档案保密工作好与坏,企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止头脑中秘密的泄露。

    五、及时调整档案的密级

    随着时间的推移和相关文件的贯彻执行,档案的密级也要随之发生变化,即解密、升密和降密。大多数文件是降密和解密的情况,有些档案是有保密时限的,超过了一定时限就进行解密,所以对档案的保密时限也要详细记录。而有些档案是因为原指导文件的变化导致其保密性的变化。我国档案的保存都遵循《保密法》,企业档案也不例外。随着档案保密制度日益健全,我们要建立划定密匙制度、调密通知单制度和涉密档案接收标准制度。

    企业涉密档案保管工作的具体任务,就是“十二字原则”:不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏,就是使档案保管得完好无损,不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏,对已经破损的档案,要及时抢救。不丢失,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅要保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。不泄密,就是要求档案管理工作者时刻警惕,要有保密意识,守口如瓶,所保管的档案资料信息不外传。为此,涉密档案保管工作的任务既是光荣的,更是艰巨的。

    确保企业涉密档案齐全完整安全,不仅是企业一项日常的基础工作,更是确保企业经济活动可持续发展的一项重要内容。

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